Werken in de regio Heerlen

Vind hier de vacature die bij je past

zoeken

Vacatures zoeken

Vacature: Directiesecretaresse

Werkgever:Stadsregio Parkstad Limburg
Plaats:Heerlen

Eén van de meest unieke overheidsorganisaties van Nederland “Stadsregio Parkstad Limburg” zoekt een organisatorisch talent dat van aanpakken weet.

De regio Parkstad staat meer dan ooit op nationaal niveau in de schijnwerpers, mede door de prestaties van ons bureau. Het belang en toegevoegde waarde van de intergemeentelijke samenwerking wordt breed onderschreven en werpt nadrukkelijk z’n vruchten af. Het takenpakket en de bezetting van ons bureau is de afgelopen jaren zodoende fors gegroeid. We zijn trots op de positie die we reeds hebben veroverd en zijn gedreven om deze verder te verstevigen. Dit kan alleen met collega’s die daadkracht tonen en bereid zijn hun uiterste best te doen. Iedereen binnen ons bureau draagt namelijk op directe dan wel indirecte wijze bij aan de toekomst van de regio, een verantwoordelijkheid die je enkel met passie kan volbrengen.

Wie wij zijn

Stadsregio Parkstad Limburg is een samenwerkingsverband van de zeven Parkstad-gemeenten: Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal. Een regio met circa 256.000 inwoners. Er wordt samengewerkt op de thema’s duurzaamheid, economie & toerisme, grensoverstijgende samenwerking, ruimte & mobiliteit, sociaal economische structuurversterking en wonen & herstructurering. Waarbij een integrale aanpak het uitgangspunt is.

Werken bij Stadsregio Parkstad Limburg betekent dat je deel uitmaakt van een klein ambitieus team van circa 35 personen. Een gemengd gezelschap gelet op onder meer leeftijd en ervaring. De groep heeft één generieke noemer: “hart voor de regio”. Binnen en buiten het regiobureau wordt er door ons op een intensieve manier samengewerkt met als doel het vergroten van de brede welvaart in Parkstad: een vitale en leefbare regio met een krachtig economisch, fysiek en sociaal profiel.

Functie-informatie

Je maakt onderdeel uit van de afdeling bedrijfsvoering, die wordt aangestuurd door het hoofd bedrijfsvoering en concerncontrol en bestaat uit de volgende disciplines: secretariaat, informatie- en archiefbeheer, ICT, facilitair en finance & control. Het secretariële team waar de functie directiesecretaresse onderdeel van uitmaakt bestaat uit een drietal personen. Binnen het team wordt er intensief en op een informele- en horizontale wijze samengewerkt aan onder meer de onderstaande taken:

  • Agendabeheer: beheren van complexe agenda’s van (primair)| het managementteam, inclusief het bewaken van de samenhang en prioritering van interne en externe agenda’s in relatie tot planning;
  • Plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
  • Correspondentie: afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, waaronder e-mails, telefoongesprekken en post;
  • Documentbeheer: bijhouden van documenten, en ervoor zorgen dat deze tijdig en nauwkeurig worden voorbereid en gedistribueerd;
  • Aanspreekpunt: ontvangen van bezoekers en verstrekken van informatie, maar ook het fungeren als linking pin tussen interne afdelingen en externe partijen;
  • Ondersteuning bieden: bij ad-hoctaken van operationele en facilitaire aard.

Profiel

Je beschikt over de volgende combinatie van kennis/ervaring, competenties en persoonlijkheid:

  • Je beschikt over een MBO/HBO denk- en werkniveau in de richting van secretarieel of managementonder-steuning;
  • Je gaat pragmatisch, resultaatgericht, gestructureerd en accuraat te werk;
  • Je beschikt over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk);
  • Je hebt gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen ;
  • Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en hebt oog voor detail;
  • Je bent analytisch sterk en in staat samenhang en prioritering van complexe processen snel te kunnen overzien, verbindingen te leggen en tijdig te anticiperen;
  • Je bent positief kritisch, vraagt door en hebt aan een half woord genoeg om taken van uiteenlopende aard op je te nemen;
  • Je bent stressbestendig en houdt overzicht in een dynamische omgeving waar prioriteiten snel kunnen veranderen;
  • Je hebt een hands-on mentaliteit, bent een teamplayer en bent niet bang om een stap extra te zetten;
  • Je straalt passie en enthousiasme uit en bent benaderbaar;

Arbeidsvoorwaarden

We bieden jou een betekenisvolle en veelzijdige baan binnen een unieke omgeving, waarin je je als professional volop kan ontwikkelen en indirect bijdraagt aan een betere toekomst voor de regio. Hierbij hoort, passend bij jouw kennis en ervaring, een hoge mate van vrijheid en verantwoordelijkheid binnen een gedreven team.

Het betreft een fulltime dienstverband (36 uur) voor (in eerste instantie) de duur van 1 jaar. Bij goed functioneren wordt het tijdelijke contract na 1 jaar opgevolgd door een vast dienstverband. De inschaling wordt gebaseerd op schaal 7 (aanloopschaal) of schaal 8 (functieschaal). Volgens de huidige CAO SGO 2024 bedraagt het salaris in schaal 8 maximum €4.244 bruto per maand o.b.v. een fulltime dienstverband/36 uur per week. Met ingang van 1 oktober 2024 stijgen de salarissen bovendien met 1,25%. Inpassing van het salaris is afhankelijk van kennis en ervaring. Daarnaast ontvang je een individueel keuze budget (IKB), zijnde 17.05 % van jouw salaris. Verder heb je bij ons onder meer de mogelijkheid om extra vrije tijd (ADV) op te bouwen.

Interesse

Ben je enthousiast over deze functie? Stuur dan jouw CV en motivatie uiterlijk 19 mei 2024 naar sollicitaties@parkstad-limburg.nl

Aanvullende inhoudelijke informatie kun je inwinnen bij Suzanne Houtvast (directiesecretaresse), telefonisch te bereiken op 06-14608216 Procedurele vragen kunnen gesteld worden aan Joyce Rosenbaum (HR adviseur), telefonisch te bereiken op 06-16676545

Op 23 mei ontvang je bericht of je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De eerste ronde sollicitatiege-sprekken zijn gepland op 28 mei en de tweede ronde op 6 juni.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.